Geschäftskorrespondenz auf Englisch
Im Zeitalter der Globalisierung kommt es immer häufiger vor, dass auch in deutschen Büros englischsprachige Korrespondenz verfasst werden muss. Dabei gilt es nicht nur, bestimmte formale Regeln der Geschäftskorrespondenz allgemein einzuhalten, sondern auch, ganz spezifische Unterschiede zur englischen Sprache oder US-amerikanischen Briefform zu beachten.
Der Standardgeschäftsbrief
Die Korrespondenz mit Geschäftspartnern unterliegt anderen formalen Kriterien als die private Korrespondenz. Bei geschäftlicher Korrespondenz hält man sich im Allgemeinen stärker an formale Vorgaben als im privaten Bereich. Das auffälligste Unterscheidungsmerkmal zwischen einem deutsch- und einem englischsprachigen Brief ist ganz allgemein die Anordnung der Elemente.
Briefkopf
Sowohl die Absender- als auch die Empfängeradresse können im Englischen als Briefkopf zentriert platziert werden oder (wie im Deutschen) in der oberen linken Ecke stehen. Wichtig: Anders als in Deutschen Geschäftsbriefen wird im Englischen an erster Stelle der Name der Person genannt, für die der Brief bestimmt ist. Dann erst folgen ohne Leerzeilen die Abteilung bzw die Position in der Firma und danach der Firmenname selbst und die Angaben Hausnummer, Straße und Stadt.
Das Datum steht immer im oberen rechten Drittel, jedoch variiert bei der Platzierung, ob es unter, neben oder zwischen den angegebenen Adressen steht. In England und auch in Australien hat es die Form DD/MM/YY (day/month/year), während in Nordamerika die Form MM/DD/YY (month, day, year) üblich ist.
Die bezugnehmende Referenz- oder Aktennummer wird entweder zwischen die beiden Adressen platziert (dies ist der Fall, wenn Absender und Adressat im linken oberen Drittel stehen) oder zentriert über der Anrede. Dies gilt ebenso für die Bitte um Weiterleitung an eine bestimmte Person innerhalb einer Firma (For the attention of Ms M. Cooper oder ATTN.: Ms M. Cooper).
Anrede und Brieftext
Die Formulierung der Anrede wird danach unterschieden, ob es sich bei dem Adressaten um eine bekannte oder unbekannte Person bzw eine Institution handelt. Ebenso verhält es sich bei der Formulierung und auch Platzierung der Abschiedsformel. Grundsätzlich sollte sich niemand durch den Umstand, dass es im Englischen kein „Sie“ gibt, zu allzu persönlicher oder vertraulicher Formulierung verleiten lassen. Mann muss vielmehr sehr genau zwischen unpersönlicher, formeller und vertrauter Anrede unterscheiden – denn nur so wird man beim Geschäftspartner in Großbritannien oder in den USA einen kompetenten Eindruck hinterlassen.
Der Text zwischen Anrede und Abschiedsformel kann linksbündig oder als Blocksatz geschrieben werden. Wichtig dabei ist, dass, im Gegensatz zum deutschen Brief, im Englischen die erste Zeile jedes Absatzes eingerückt wird.
Briefschluss
In all jenen Fällen, in denen man den Empfänger nicht kennt, verabschiedet man sich entweder linksbündig oder zentriert mit Yours faithfully und Unterschrift. Ist der Adressat bekannt, lautet die Abschiedsformel sincerely nebst Unterschrift. Dies kann allerdings zwischen den USA und Kanada (Yours sincerely) einerseits sowie Großbritannien und Australien (Yours faithfully) andererseits variieren. Es ist zwar möglich, wie im Deutschen die Anlage mit eine P.S.: oder enc. (für enclosed) unter Grußformel und Unterschrift zu platzieren, doch wird oft der Anlagenhinweis mit der Zeile Please find attached… zwischen Textende und Grußformel eingefügt. Inhaltliche Kriterien ergeben sich natürlich auch aus der Art des geschäftlichen Anliegens.
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